A levél bal felső sarkában szerepeljen a küldő (személy, illetve hivatal, intézmény vagy cég pontos nevének, címének, telefonszámának, valamint e-mail vagy webcíme).
A jobb felső sarokban szerepeljen a keltezés, vagyis a dátum. Ez alá szokták írni a cégek a levél "hivatkozási" vagy iktatószámát, illetve az ügyintéző nevét.
A bal felső sarokban (az esetleges cégjelzés alatt) hagyjunk ki pár sort, és ide írjuk a címzést! Ez lehet az intézmény, vállalat stb. neve - ha hivatalhoz szól a levél -, de ha név szerint valakihez szól a levél, akkor ez alá írjuk a személy vezeték-, illetve keresztnevét. A személynév alá pedig az illető rangja, hivatali beosztása kerül.
A keltezés alá, még mindig a jobb felső részbe írjuk a levél tárgyát, témáját egy rövid mondatban!
A következő fontos rész a megszólítás, amit középre kell írni. Ez, attól függően, hogy milyen a kapcsolat köztünk és a címzett között, lehet konkrét vagy általános (pl. Tisztelt Igazgatónő!, Tisztelt Asszonyom/Uram! stb.).
Ezután pár sor kihagyással következik a levél érdemi része, vagyis az, amit közölni, kérni stb. akarunk. A hivatalos levélben mindig szorítkozzunk a témára, és legyünk minél rövidebb és tömörebb!
Ezt követi a befejező rész, a záradék az elköszönéssel: Tisztelettel, Üdvözlettel, Köszönettel stb.
Természetesen a levelünket a bal alsó részben elhelyezett aláírásunkkal zárjuk, amit mindig kézzel szokás írni. Hivatalos levélben mindig a teljes nevünket írjuk ki, s alatta tüntessük fel az elérhetőségeidet (cím, telefonszám, e-mail stb.)
